“社内報”がテレワーク時代の社内コミュニケーション活性化につながる理由とは?

テレワークが定着しつつあるなか、社内のコミュニケーションに課題を感じていませんか。
ある調査・研究機関が実施したアンケートによると、部門間コミュニケーションや経営層から社員に対する意思伝達などが希薄になっている企業が増えているという傾向がわかりました。
ビジネスチャットやオンライン会議ツールは目先の業務では役立つものの、全社的、横断的な社内コミュニケーションには使いにくいところがあります。
そのような課題を解決する一つの方法が「社内報」です。今回は社内報がテレワーク時代のコミュニケーションにもたらすメリットや、紙の社内報とWeb社内報との違い、活用法をご紹介します。

■コロナ禍で増す社内コミュニケーション不足の課題

テレワークが進むなか、社内で当たり前のように行われていた「対面」コミュニケーションの機会が減少しています。その実態は、ProFuture株式会社が運営するHR総研が2021年1月に実施した「社内コミュニケーションに関するアンケート2021」の結果から知ることができます。

調査は企業の人事責任者と担当者を対象に行われ、有効回答の250件のうち7割が「自社の社内コミュニケーションに課題がある」と回答 [図1]。また、コロナ禍において「社内コミュニケーションが悪化している」と回答した企業が4割となりました。

[図1]自社の社内コミュニケーションに課題はあるか

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社内コミュニケーションが悪化傾向にあるなか、「最も課題を感じる関係」を尋ねると、大企業では「部門間」と「部署内のメンバー同士」が最も多くそれぞれ約20%、中堅・中小企業では「経営層と社員」が最も多く、26%となりました [図2]。

部署内のコミュニケーションにも不便を感じる一方、普段業務で関わらない「部門間」や「経営層と社員」といった関係におけるコミュニケーションに課題があるようです。

[図2]社内コミュニケーションに最も課題を感じる関係間

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実際、社内コミュニケーションで利用頻度の高いコミュニケーション手段は、大企業で8割以上が「メール」と「オンライン会議ツール」と回答しており、中堅・中小企業では「対面」も目立ちました。

出典:ProFuture株式会社/HR総研「社内コミュニケーションに関するアンケート2021」

■部門間・経営層と社員のコミュニケーションの課題解決策

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同調査結果では、メールやオンライン会議ツール、チャットツールなどの非対面のコミュニケーションツールが多く使われていることも分かりましたが、最も課題の大きい、部門間や経営層と社員のコミュニケーションの溝を埋めるツールとしては、万全ではないと考えられます。

そこで、コロナ禍において、部門間や経営層と社員のコミュニケーションを活性化する手段を考えてみましょう。

  • ●社内報社内広報を行うために制作し、社内に配付・回覧する冊子です。部門を問わず全社的な情報を集約することができるため、経営層も含めた全社員のコミュニケーションが実現します。現在は紙媒体のほか、デジタル化されたWeb社内報も多く発行されています。

  • ●イントラネット
    社内に構築されたネットワークで、社員のみがアクセスできる、全社的な情報共有が可能なツールです。すぐにアクセスができるため素早く情報共有できるメリットがあります。

  • ●表彰式のオンライン化
    優れた業績を挙げた社員を表彰する式典をオンラインで執り行います。他部門の活動や社員を知ることができます。

  • ●社内イベントのオンライン化
    会社の公式行事から、技術発表大会、社員研修など、従来は対面で行われていた社内イベントをオンライン化することで、部門、役職・立場問わずコミュニケーションを取ることができます。

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  • ●社内SNS
    社内SNSは、ビジネスチャットツールの社内版のようなイメージです。各部門の社員同士が直接メッセージの交換や情報共有ができるため、イントラネットよりも密にコミュニケーションが取れます。

■コロナ禍における社内報の効果

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上記で取り上げた手段のなかでも、特に「社内報」は部門間コミュニケーションと、経営層と社員のコミュニケーションの両方を実現できます。そのため、コロナ禍でテレワークが浸透してから、社内報は改めて注目を集めています。

その社内報は、コロナ禍においてどのようなメリットや効果をもたらすのでしょうか。主なものをご紹介します。

  • ●遠隔においても一冊で全社員をつなげることが可能
    社内報は、企業内の上司と部下、経営層と社員といった「タテ」の関係、社員間や部門・部署間の「ヨコ」の関係、仕事で接点のない「ナナメ」の関係、すべてをつなぐことができます。一冊に全社的な情報が集約されており、紙・Web形式問わず、各人員が遠隔にいても閲覧することが可能です。

  • ●経営層の意思伝達が可能
    企業の経営理念・方針や事業戦略を社内報に盛り込み分かりやすく伝えることで、社員に効果的に意思の伝達ができます。

  • ●他部門の活動状況が分かる
    各社員は、業務上直接の関わりのない他部門がどんな業務を行っているかなかなか知る機会がありませんが、社内報ではそうした情報を知ることができます。

  • ●組織のエンゲージメント向上
    社内報は全社的に情報を共有することができるため、テレワークで希薄になりがちな人と組織のエンゲージメントを高めることができます。

  • ●社員のモチベーション・パフォーマンス向上
    トップからのメッセージや他部門などの活動状況を知って刺激を受けたり、帰属意識が高まったりすることで、社員のモチベーションやパフォーマンスの向上につながります。

  • ●企業成長につながる
    エンゲージメントやモチベーションの向上は、企業の持続的な成長に寄与します。このことから、社内報は社内コミュニケーションの活性化を促すだけでなく、経営戦略ツールとしての可能性も秘めています。

■紙の社内報とWeb社内報の特徴

テレワーク下において、社内報は全社的なコミュニケーションを活性化するのに有効であると言えます。

テレワーク下はWeb社内報が適していると考える人が多いかもしれませんが、そうであっても、紙の社内報は有効であり、むしろテレワークに向いているところもあるのです。

そこで、紙の社内報とWeb社内報それぞれの特徴を紹介します。

  • ●紙の社内報の特徴
    「収受性・思考性・記録性・一覧性」
    紙の社内報には、手に収めてじっくりと読み込んだり一覧できたりするほか、紙に印字されていることから記録性もあります。
    特に特集や社員紹介、職場紹介などじっくり読み込むコンテンツに適しています。また、PCやスマートフォンなどのデバイスを持たない社員や業種であっても読むことができます。テレワーク下でも社員宅に郵送して配付することも可能です。

  • ●Web社内報の特徴
    「速報性・双方向性・連鎖性・検索性」
    Web社内報は速報性や連鎖性があることから、即時、伝えたいニュースや決算報告、新商品紹介などに適しています。また、フィードバックできる仕組みを作れば双方向のコミュニケーションも可能です。検索が簡単にできるので、随時見たい情報をピンポイントで閲覧することができます。またスマホで手軽に見られるメリットもあります。

社内報は紙とWebそれぞれに特徴があり、適したコンテンツが異なってきます。紙媒体とWeb媒体を両方発行しそれぞれに適したコンテンツを掲載することで、相乗効果を得るという戦略もあります。

まとめ

社内報は特に部門間、経営層と社員間における社内コミュニケーション不足課題に対して、効果的にアプローチできます。
実際に効果の出る社内報を作るには、ノウハウや経験が必要です。社内報の作り方について詳しくまとめた資料を用意していますので、興味のある方はぜひご覧ください。

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