2021.03.01］
新型コロナウイルス感染症（COVID-19）の感染拡大により、テレワークが推進されていますが、さまざまな課題が挙がっています。なかでも「社内コミュニケーション」や「業務管理」、「勤怠管理」に関する課題はどの企業も多かれ少なかれあるのではないでしょうか。そうした課題解決に有効なのが、情報共有・コミュニケーションツールやタスク・プロジェクト管理、勤怠管理などのITツールです。そこで今回は、テレワーク時代に欠かせないITツールの種類と具体的なITツールの例をご紹介します。
[テレワーク推進で生じる3つの課題]
- ●非対面での円滑な社内コミュニケーション
- ●リモートでの業務やプロジェクトの管理
- ●テレワークでは勤怠時間が把握しづらい
■テレワークに活用できるITツールの種類
ニュースタンダードのテレワークに役立つITツールとしては、主に次のようなタイプが有用といえます。
●情報共有・コミュニケーションツール
各社員がそれぞれテレワークを実施する状況下では、まずコミュニケーションに課題が生じます。メールやビジネスチャットだけでなく、これまでの対面のコミュニケーションを代替えするものが必要になってきます。例えばWeb会議システムは対面による会議やちょっとした打ち合わせに代わるものとして活用することができます。
またチャットやWeb会議機能が含まれているグループウェアの活用も進んでいます。情報共有という意味では、クラウドストレージも一つのテレワークに役立つツールといえます。
●タスク・プロジェクト管理ツール
テレワークでは従業員それぞれが遠隔地で働くことになるため、より一層、業務の管理が重要になってきます。そのため、タスク管理は重要となります。さらに、チームが一つの目標に向かって効率的かつ円滑にプロジェクトに取り組めるように、プロジェクト管理も必要になります。そこで活用できるのがタスク・プロジェクト管理ツールです。これにより、個人やチームのタスクを整理し、進捗状況を把握するのに役立つことから、業務やプロジェクトの目標達成が容易になります。
●勤怠管理ツール
テレワークでは、管理側にとって従業員の勤怠時間の把握がしづらく、業務時間の評価の基準も曖昧になりがちです。また従業員にとっても出社時とは異なり、テレワークでは始業と終業が曖昧になりがちです。そこで役立つのが勤怠管理ツールです。勤務時間を管理できる上に、給与システムとの連携もできればより有用です。
■テレワークに便利なITツール9選
では種類別に、実際のITツールを見ていきましょう。参考にテレワークに役立つ具体的なツールを挙げてご紹介します。
●情報共有・コミュニケーションツール
・Slack（スラック）
メールに代わる情報共有プラットフォームとして注目されていたSlackは、今や一つのチャットツールとして広く活用されるようになっています。「チャンネル」を分けてチーム別、プロジェクト別などでメッセージやファイルを共有する人やチームを選んでコミュニケーションをとることができます。
・LINE WORKS（ライン・ワークス）
一般ユーザーに人気のSNS「LINE」のビジネス版です。LINEと同じ使い勝手で使いやすいというのが一番の特徴で、さらにグループで共有できるノートやスケジュール、ストレージの機能がついているため、ビジネスチャットツールとして活用しながら、社内外のコミュニケーションを円滑にします。
・Zoom（ズーム）
今ではオンライン会議の代名詞的存在となっているZoomは、コロナ禍を受けたテレワークのコミュニケーションツールとして非常に注目を集めるようになりました。パソコンやスマートフォンで手軽にミーティングやセミナーが実施できます。
主催者からURLやミーティングIDの連絡を受け、クリックもしくはID入力により手軽にミーティングやセミナーに参加できることから、社内外で活用できます。画面共有もできるので、便利にミーティングやセミナーを実施することができます。
・Office 365（オフィスサンロクゴ）
Office 365は、テレワークでも活用できるMicrosoftのグループウェアです。Word、Excel、PowerPoint、Accessなどの業務によく使用するOffice製品を使用することができる上に、メール、スケジュール、ファイル共有、Web会議など多様なツールも活用できます。多拠点のリモートワークを柔軟につなぎ、社内コミュニケーションを活性化します。
・DropBox Business（ドロップボックス・ビジネス）
ストレージサービスのDropBoxのビジネス版です。ファイルをクラウド上のストレージに保存でき、セキュリティの保たれた中で共有するためのサービスです。ファイルのアップロードやダウンロードが高速に同期できることから、テレワークの情報共有を円滑にします。法人向けならではの機能として、ユーザーのアクセスログ、操作ログ、バージョン履歴、削除済みファイルの復元などがあります。
●タスク・プロジェクト管理ツール
・Trello（トレロ）
カードを用いてふせんのような感覚で使えるタスク管理ツールです。複数のカードを並べてドラック＆ドロップで動かしながら、視覚的に分かりやすく管理できるのが特徴です。各タスクにはメンバーのアサイン機能や締め切りの設定機能、アラート機能なども備わります。
業務でよく利用されるSlack、Github、Salesforceなどとの連携機能も備わっていることもビジネス利用のメリットといえます。
・Jooto（ジョートー）
個人のタスク管理に加え、営業の進捗管理、システム開発の工程管理、カスタマーサポートの問い合わせ管理、人事総務のタスク管理、広報スケジュール管理などに活用する用途があり、主にチームのプロジェクトを円滑にするタスク・プロジェクト管理ツールです。こちらもふせん感覚で使えます。仕事の進捗状況をリーダーが確認することで、業務効率が上がります。
●勤怠管理ツール
・人事労務freee（フリー）
従業員のスマートフォン上のアプリで勤怠入力や給与明細が閲覧できるツールです。管理側は、従業員が入力した勤怠情報をブラウザ版で確認し、給与計算から給与明細の配布まで1クリックで完了します。社内全体で人事労務freeeを使うことで、バックオフィス業務を効率化することもできます。
・Microsoft Teamsの「シフト」
Microsoft Teamsとは、Microsoft 365というサブスクリプションサービスのうちの一つである、コラボレーションツールです。Teams自体、テレワークではコミュニケーションに多く活用されていますが、Teams上では「シフト」というスケジュール管理ツールがあります。例えば、今日はどのメンバーが在宅勤務なのか、といったシフトが可視化できます。勤怠管理までは必要ないものの、チーム内で互いに在宅勤務なのか、出社日なのかなどを確認し合いたい場合に便利です。
まとめ
テレワークに有用なITツールの種類と具体的なツールをご紹介してきました。今回ご紹介したものは一部となります。自社に合ったものを選定し、有効活用することでテレワークの業務効率とモチベーションを上げていくことができるでしょう。
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