今さら聞けない「社内報」の目的。読まれるポイントはココだった!

社内報やグループ報が、あまり読まれていないかもしれない…という悩みを抱えていませんか。また、社内報制作の担当になって間もない方は、発行目的や必要コンテンツなど、制作に役立つ知識もお探しのことでしょう。
今回は、社内報の発行目的、主なコンテンツ、読まれる社内報づくりのための編集・クリエイティブのポイント、アウトソーシングするメリットを、制作を担当する共同印刷株式会社 立石 健が解説します。

なぜ社内報は必要?発行の目的は?

社内報は社内における情報共有のみならず、社員のモチベーション向上やコミュニケーション促進、会社理念などの浸透にも寄与するなど重要な役割を担っています。社内報の意義を確認するために、社内報の目的を再確認しておきましょう。

・社内の情報を全社員で共有する

・社員のモチベーションアップ・維持

・上下関係や社員間の緊密性アップ・コミュニケーション促進
(仲間意識、帰属意識の強化)

・会社のビジョン・理念・経営計画などのステークホルダーの理解統一・浸透

より多くの社員・関係者に読まれ、親しまれるようになればなるほど、これらの目的は達成できます。

まずは、自社の社内報の目的を改めて考え、どこに最も比重を置くのかを明確にすることをおすすめします。また、どの目的もまんべんなく達成したいという場合には、それぞれの目的を達成するために必要な要素・コンテンツを網羅する必要があります。

社内報の要素・コンテンツとは?

社内報における一般的な要素・コンテンツをみていきましょう。

●トップの意思
会社の経営方針やベクトルなどを紹介します。 

●事業部ごとの「活動報告」「実績紹介」「取り組み」など
成功プロジェクトの紹介などはよくあるコンテンツです。その成功事例から得た知見など全社員が知っておくべき「知識の共有」も含みます。

●新商品・サービス・ソリューションの案内
自社の新しい商品・サービス・ソリューションは全社員に浸透させる必要があります。

●インフォメーション系
決算報告、制度、行事、アンケート結果、表彰、研修・セミナー開催情報や事後報告など、全社員に伝達する必要がある情報です。

●社員活動紹介
社員インタビューが代表例です。個人のプライベート、や業務の紹介、サークル活動、社内ベンチャー、社員座談会、新入社員の自己紹介など。

●箸休めコンテンツ
読んでもらうための工夫として箸休め的な意味のコンテンツもあるといいでしょう。会社周辺のランチ情報、社員食堂の今月の目玉メニュー、結婚・出産報告など、内容はさまざまです。

社内報の編集・クリエイティブのポイント

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掲載するコンテンツが決まったら、次は編集、クリエイティブの作成です。共通して言えるポイントは、読まれるために工夫することです。

●読まれる社内報の共通ポイント
・一方通行の情報提示にしない
社内報は、社員とのコミュニケーションツールです。伝えたい情報を掲載するだけでなく、社員がどんどん読み進めたくなる工夫をしましょう。 

・社員をまんべんなく・多く登場させる
リーダー格など同じ役職の社員ばかりが登場する社内報は、一部の社員のみで作られている印象を与えます。新入社員はもちろん、役職問わず、まんべんなく社員を登場させることが重要です。 

・わかりやすくする・読む気にさせる
読む気にさせるには、図版・イラストを多用してわかりやすくし、文字を減らすことが基本です。 

・取材した文章や写真を用いて、「社員の言葉」で表現する
社員をひきつけるには、できるだけ「社員の言葉」で表現することが重要です。特に社員インタビューなどは、本人が語った言葉をリアルに文章にすることで、読まれるコンテンツになるでしょう。

・楽しみになるコーナーを作る
継続して社内報に親しんでもらうためには、毎回開くのが楽しみになるコンテンツ?を用意しておくといいでしょう。社員インタビュー、箸休めコーナーなど、社員が興味を持つものがおすすめです。

●紙版とWeb版を両軸で制作するメリット
社内報は、紙版だけでなく、Web版も制作可能です。おすすめなのは紙版とWeb版の両軸で制作することです。両軸で制作すると次のようなメリットがあります。 

・社員の「情報の間口」が広がる
Web版を制作すると、外出先や移動中にもスマートフォンやノートPCなどで社内報を閲覧できます。社員への情報の間口が広がります。 

・紙版は「特別感」が演出できる
Web版だけの展開だけではなく、紙版を同時に制作して配ることで、特別感を演出できます。社内報に対して、無意識のうちに重厚なイメージを持ってもらえるでしょう。

・「Web版=更新性」「紙版=保存性」の役割分担が明確になる
Web版は更新のしやすさ、紙版は保存しやすく、かつ、家に持ち帰って家族に見せられるというメリットがあります。両軸で制作すれば、それぞれのメリットが得られます。 

・コスト管理がしやすくなる
Web版は、紙版のデータを使用して作成できます。両軸で作成すると、コスト管理がしやすくなるというメリットもあります。 

●「紙版+Web版」制作でコスト効率を向上させる方法
紙版とWeb版を両軸で作成する場合、次のような工夫でコスト効率が上げられます。 

・Web更新頻度は限定的にし、効率よく新鮮さをキープする
Web版は必ず制作するのではなく、「紙版の補足」として必要な回・必要なページだけを限定的に行い、効率よく新鮮さをキープするための役割を担わせるのも一つの方法です。 

・紙版のページ数や発行回数を減らし、強弱をつける
紙版はWeb版に比べてコストがかかるため、ページや発行回数を減らし、Web版でコンテンツを充実させて差別化します。紙とWebをうまく組み合わせて、情報をタイムリーに伝達すると共に、おもしろさ・重要情報の差別化・読後感の充実など社員のモチベーション維持につながる新鮮さを効率よく発信することがポイントです。

・社内でWeb更新できる仕組みを作る
社内報をアウトソーシングする場合、Web版の更新は自社でできる仕組みとし、ランニングコストをかけないようにすることも可能です。 

社内報制作をアウトソーシングするメリット

予算の都合上、社内報制作をすべて自社内で行っている会社もあるでしょう。とはいえ、業務効率化やコンテンツのマンネリ化など、担当者にとっては頭の痛い悩みも多いのではないでしょうか。そのような時は、制作を丸ごとアウトソーシングするのも一つの手です。
アウトソーシングには大きく3つのメリットがあります。 

1.業務効率化につながる
社内報制作を内製する場合、企画、取材、制作、印刷、製本といったあらゆる工程を自社で行う必要があります。人手不足や働き方改革の推進が叫ばれる今の時代、業務負担の多いこの方法は、あまりお勧めできません。 

2.第三者視点を取り入れられる
アウトソーシング先の制作会社は、自社でも顧客でもない第三者です。そのため、自ずと第三者視点が取り入れられるというメリットがあります。例えば、コンテンツの企画立てのときに、自社ならではの個性を見極めてもらえたり、いつでも新鮮さをキープできたりします。「こんなコンテンツがあったらいいのでは」などの客観的なアドバイスをもらうこともでき、ネタ切れ防止にも役立つでしょう。

3.制作のプロとして「表現手法」を多数知っている
アウトソーシング先は制作のプロですので、表現手法を多数知っています。自社で内製する場合、異なるコンテンツでも同じような表現になりがちですが、アウトソーシングをすれば、さまざまなアイデアと表現手法で、飽きない、読みたくなる魅力的な社内報制作が可能になります。 

社内報制作は目的の明確化と読まれる工夫がポイント 

読まれる社内報の制作のポイントをお伝えしてきました。まずは目的を明確にし、それを達成するためのコンテンツを考え、編集・クリエイティブで読まれる工夫を施しましょう。最も効率的に、より読まれる社内報をつくるポイントは、アウトソーシングを利用することです。共同印刷には社内報制作の実績が多数あります。ぜひ、お気軽にご相談ください。

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