システム導入で販促品をスムーズに拠点へ発送！重要なのは事前のゴール設計

チラシやポスター、パンフレットなどの販促品を、本社から各支社・販売店などに届ける必要がある場合、その拠点数が多ければ多いほど作業が煩雑になります。
発注や承認、発送作業の工数がかかり、スピーディに各拠点へと発送できておらず、効率化のためにシステム導入を考えている企業も多いかもしれません。
しかし大事なのは、ただ便利なシステムを入れることではなく、欲しい結果を実現するためのシステムを選ぶことです。
そこで今回は、販促品管理・物流システムの選び方をご紹介します。

■販促品発注・承認作業が大変！効率化したいけれど…

全国に支社や販売店があり、販促品などの資材の注文があちこちからくる場合、本社では承認作業から在庫確認、発送手配までさまざまな種類の作業が立て続けに発生します。例えば、注文をメールで受け取ってエクセルでまとめ直すといった作業は、数が増えれば増えるほど工数がかかり、ミスの可能性も高まります。
このような業務は、なんとか効率化したいものです。

その解決策の1つが、システムの導入です。

■システム導入前に欲しい結果をイメージする

システムで効率化することは、確かに有効といえます。しかし、ただ「使い勝手がいい」「価格が妥当」といった表面的なことだけで選んでしまうと、自社が本当に欲しい結果が出ないこともあります。

そこでおすすめしたいのは、どういう結果を得たいかの“ゴール”を先にイメージしておくことです。

例えば次のようなゴールです。

• ・各拠点から注文を受けた後の承認作業をスムーズに行えるようになること。
• ・物流センターへの発送依頼が簡単にできるようになること。
• ・受注から承認、発送、到着までの時間短縮。
• ・間違った販促品を送るなどの配送ミスが減ること。
• ・本社側の担当者が外にいるときも承認・発送依頼ができるようになること。
• ・拠点側の発注者も「注文の承認」「発送中」などのステータスを随時確認できようになること。

これらが実現するシステムを選べば、スムーズにミスなく運用できるようになります。

■欲しい結果を作り出す！クラウド型物流ソリューション

おすすめなのが、クラウド型物流ソリューションです。次のことが実現するものなら、欲しい結果が手に入ります。

• ・わかりやすいインターフェース
• ・高機能を備えた注文システム
• ・注文承認や一括注文に対応
• ・各拠点からの注文をシステムで一元管理
• ・クラウド型でいつでもどこでも発送・承認可能
• ・結果的に、スピーディかつ正確に各拠点へ販促物送付が実現

実際、クラウド型物流ソリューションの導入事例として、次のような声があります。

『承認ボタンひとつで、承認連絡から配送依頼までの作業が完結し、配送のステータスも確認できるので非常に便利に感じています。問い合わせがあったときも、クラウドなので、社外から確認が取れようになりました、また写真データをもとに資材の在庫状況を画面上で確認できるので、利用担当者からも好評を得ています』

販促品管理・物流システムの導入をお考えの際には、まず欲しいゴールをイメージし、それを叶えるシステムを選びましょう。

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