外部の制作会社などにカタログ制作の提案を依頼した際、イメージ通りにならなかったことはありませんか？ また、実制作に入ってから社内の意見がバラバラになり、当初のイメージとまったく異なるカタログになってしまうことも…。こうした状況の予防に効果的なのが、提案依頼書（RFP）の作成です。今回はメーカーさまを想定して、カタログ制作用RFPの書き方をわかりやすくご紹介します。
また、ダウンロード資料として、そのままRFPが作れる「テンプレート」と「解説書」もご用意しました。
カタログ制作を初めて担当することになった方はもちろん、ベテランの方もぜひご一読ください。
RFPとは「提案してもらいたいことをまとめた資料」
RFPは“Request For Proposal”の略で、委託先に具体的な提案を依頼するための資料のこと。日本では企業の情報システム部門が適切なシステムやネットワークの提案を受けるため外部の事業者向けに作成するなど、IT業界で多く用いられていました。近年はマーケティングの分野でも広く普及しています。
RFPの基本は、提案してもらいたいことをわかりやすく記載すること。作成したいカタログに必要な要件や、現在抱えている課題、実現したい効果や目標、完成後のイメージなどを、制作会社が理解しやすいように整理した上で記載します。
RFPには、作成に費やした時間以上の価値がある！
RFP作成には大変な労力が必要です。なぜなら、提案依頼のための情報をわかりやすくまとめあげる必要があるからです。しかし、作成の手間に見合うだけのメリットも数多くあります。
■RFP作成の主なメリット
- ①カタログやマーケティング、ブランディングの現状を見直し、課題を明確化できる。
- ②作成プロセスを通じて社内の意見・意向を統一化できる。
- ③「カタログのあるべき姿」のイメージを、制作会社へ正しく伝えることができる。また、重要度の低い質問を減らすことができる。
- ④提案の品質向上を期待できる。自社では気づかなかった課題を指摘してもらえる可能性もある。
- ⑤委託先を選考する際、比較項目や評価基準がより明確になる。
効果的なRFPの書き方／テンプレートの使い方
RFPは、以下の3段階で作成すると完成度がより高まります。
①社内外から情報を集める
商品開発、マーケティング、営業、カスタマーサービスなど、関連部門から掲載すべき情報や要望、課題、アイデアなどを収集します。カタログを実際に利用する営業担当者や小売店、エンドユーザーの意見は特に重要です。
②6W2Hで情報を整理する
「6W2H」とは、英語の疑問詞である5W1Hに、”WHOM＝誰に”、”HOW MUCH＝いくら”を加えたフレームワークです。収集した情報をいきなりRFPにまとめるのではなく、一度6W2Hで整理する作業をしておくとまとめの作業をしやすくなり、プロジェクトメンバーでイメージを共有しやすくなります。この記事のダウンロード特典としてご用意したRFPのテンプレートも、6W2Hを意識して作成しています。
※疑問詞は、テンプレートにおける掲載順で並べています。
③RFPとしてまとめる
6W2Hで整理した情報をもとに、ダウンロードしたテンプレートの項目を埋めてください。具体的な記入内容は、別冊「書き方のポイントとテンプレートの使い方」に詳しく記載しています。
■PowerPointテンプレート
「【メーカー向け】6H2W式 カタログ制作提案依頼書（RFP）テンプレート」イメージ
※ダウンロード方法は本記事の最後をご覧ください。
■PDFファイル
「【メーカー向け】6H2W式 カタログ制作提案依頼書（RFP） 書き方のポイントとテンプレートの使い方」イメージ
※ダウンロード方法は本記事の最後をご覧ください。
より効果的なRFPを作成するための4つのポイント
RFP作成の際には以下の4つのポイントを重視すると、制作会社によりよい提案をしてもらえる可能性が高まります。また、委託先決定後の制作実務がより円滑になります。
①社内の関係部門には必ず関わってもらう
できるだけ幅広く声をかけることが重要です。少しでも関係があると思ったら、どんな部門にも必ず協力を要請しましょう。彼らの視点や考え方によって、気づかなかった課題が顕在化する場合があります。
また、情報収集の際だけでなく、まとまったRFPの内容確認にも必ず関わってもらいましょう。直接カタログ制作の実務に関わらない部門の担当者にも「自分もカタログに携わっている」という意識が芽生え、より建設的な意見をもらえるようになるとともに、RFPを通じ、部門を超えた一体感が生まれやすくなります。さらに、カタログが制作段階に入ってから制作意図を無視した意見や変更要請があがるのを予防する効果も期待できます。
②制作者の視点を持つ
デザイナー、コピーライター、カメラマンといったクリエイターの視点からRFPを書くようにしましょう。RFPがよりわかりやすくなり、制作会社からの提案のクオリティが向上します。イメージの参考になる印刷物などを提供するのも有効です。ただし、「○○社のカタログの表紙と同じようにしてください」といった、クリエイターのイメージが固定されてしまう指示の仕方はよくありません。カタログ表現を通じたブレイクスルーが生まれにくくなります。
③ゴールを明確にする
「どんなカタログに仕上げたいか」という完成イメージ、そして「そのカタログによって、どんな販促上の効果を得たいか」という目標の両方を、社内および制作会社と共有できるようにしましょう。テンプレートには、数値で示すことが可能な「定量的目標（KPI）」と、数値化しにくい「定性的目標」の2項目を書き込めるようになっています。
④PDCAを意識する
定期的に発行するカタログの場合は特に、PDCAサイクルを意識してRFPに課題や目標を記入する必要があります。カタログの発行後は、売り上げなどの効果検証や社内外でのアンケートを行うようにしましょう。その調査結果が、次のカタログのRFPの内容につながります。
［まとめ］
①RFPの手法は、フレームワークとしても有効
カタログ制作においてRFPを作成することの有効性を、お分かりいただけたでしょうか？
6W2H方式でRFPをつくる場合、大きなメリットがもう一つあります。それは、担当者自身のマーケティングスキルや分析スキルの向上につながるということ。カタログが置かれた状況を整理して課題を抽出し、表現を通じて解決に取り組むという一連の流れは、まさにマーケティング活動そのもの。
また、6W2Hの考え方や作成の流れを一つのフレームワークとして自分のものにできれば、カタログだけでなく、ほかの販促ツールや広告の制作、キャンペーンの企画などにも応用することができます。ぜひ一度チャレンジしてみてください。
②コレだけはマストでおさえましょう！
今回ダウンロード形式でご提供するテンプレートを、すべて使いこなすのが難しくても、“6W2H方式の情報整理”だけは必ず行うようにしましょう。RFPが完璧な仕上がりにならなくても、社内の関係部門や企画制作会社からの問い合わせに対応しやすくなり、カタログのコンセプトがぶれることを防ぎます。
また、時間や人員、社内体制などの事情で社内での作成が厳しいという場合は、共同印刷がRFPの作成からサポートすることも可能です。お気軽にご相談ください。
共同印刷ではカタログのコンセプト立案からデザイン・コピー・撮影などのクリエイティブ、印刷加工、配送・保管までのトータルソリューションを提供しています。ぜひ、ご相談ください。
私たちがお役に立てること想いをカタチに企画編集/クリエイティブプロモーション活動の全体を俯瞰しながら、お客さまの求めるイメージを各種ツールへとカタチにします。詳細はこちら
そのまま入力して使えるRFPのテンプレート(PowerPointデータ)をご用意しました。
本文をお読みになってからお使いください。具体的な記入内容は、別冊「書き方のポイントとテンプレートの使い方」に詳しく記載しています。
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【メーカー向け】6H2W式 カタログ制作提案依頼書（RFP）テンプレートとテンプレートの使い方」
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