キャンペーン事務局のベストプラクティスは?内製化のメリット・デメリットから考察!

今も昔も変わらず、効果的な販売促進の手法となっている「消費者キャンペーン」。消費者キャンペーンとは、商品を購入し、スマートフォンやはがきなどで応募をすると、「抽選で〇名様に〇〇が当たる!」というような販売促進の手法のひとつ。一般的に、消費者キャンペーンを行う際には、企業側にはキャンペーンを運営するための「事務局」が必要になります。今回は、キャンペーンの事務局を内製するメリットとデメリットを整理し、キャンペーン事務局のベストプラクティスを考察します。

キャンペーン事務局の役割とは

消費者キャンペーンを企画・運営をする際に必ずといっていいほど必要になるのが「事務局」。事務局では、キャンペーンの運営方法の設計、全体の工程やスケジュールの管理、ユーザーからの問い合わせへの対応、抽選による当選者の決定や景品の発送など、とても重要な役割を担います。最近では、WEBを活用したキャンペーンも多く、応募者の個人情報を厳格に管理しなくてはならないため、事務局の重要性はより高くなる傾向にあります。この事務局の出来・不出来がキャンペーンの成功を左右するといっても過言ではありません。比較的規模の小さいキャンペーンであれば自社のリソースだけで対応できるケースもありますが、規模が大きく、キャンペーンの仕組みが複雑な場合には、事務局運営を専門に行う企業のような社外のリソースを活用するケースが多くなっています。

事務局内製のメリットは?

自社のノウハウ・経験として蓄積できる

最近のキャンペーンは、個人情報の管理や抽選方法などにおいてIT化が急速に進み、企画・運営には専門的な知識やノウハウが必要となっています。事務局を内製することで、キャンペーンの専門的なノウハウを自社の資産として蓄積することが可能になります。

情報漏えいリスクへの迅速な対応が可能

最近のキャンペーンでは、PCやスマートフォンから応募を受け付けたり、これらを問い合わせの対応や当選者への連絡窓口として活用したりするケースが多く、厳格な個人情報の管理が求められるようになっているため、情報管理には万全の体制が求められます。

個人情報を扱う業務である以上、情報漏えいや紛失のようなリスクは常に付きまといます。大切なのは、予防の仕組みを作ることと、仮にトラブルが発生してしまった場合の対応の2点です。

これらの仕組みを作ること自体は自社内のルールに則ることで比較的簡単にガイドラインを作ることができますが、外部委託をする場合は委託先のルールとの整合性を取る必要があるため、多くの時間や人手がかかります。
また、万が一情報が漏えいしてしまった場合、内製事務局で管理していれば、臨機応変、かつ素早い対応が可能です。

事務局内製のデメリットは?

専門の人材確保やシステム導入コストが必要

テクノロジーやSNSの発達に伴い、消費者側から見れば、大規模なのに手軽に応募できるキャンペーンが増えているようです。一方で、キャンペーンの主催企業側から見ると、キャンペーンスキームの整備や個人情報の管理などを行うためのIT化が必須となっています。そうしたことから、キャンペーンに関する知識が豊富で実施経験も多くスキルの高い人材の確保や、キャンペーンのシステム(情報管理・抽選・アンケート実施等)のコスト負担が必要となります。ただし、キャンペーン運営にかかるこのような費用も中長期的な視点で見れば、外部委託と比べてコストメリットがあるので、投資回収のシミュレーションを行うといったように、具体的に検証することをおすすめします。

業務負荷がかかりやすい

キャンペーンの実施や事務局の運営は一定の期間内に行われることが多く、社内の担当者は自身の通常業務と並行して業務を行わなければならず、業務負担が重くなってしまいます。特に、担当者が事務局業務に不慣れな場合は負担が大きく、通常業務に差し支えてしまうケースも多々あるので、こうした場合のサポート・フォロー体制を整える必要があります。

キャンペーンの事務局の内製にはメリットもデメリットもありますが、内製するか外部の専門業者へ委託するかの判断は、それぞれの企業の置かれている状況によって異なるといえるでしょう。短期的・中長期的な視点も含め、自社にとってベストな運営体制を整えましょう。

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